Tipps für das Anlegen zugänglicher Dokumente

Im folgenden ein paar Tipps und Richtlinien, die Dokumente, die man z. B. mit Microsoft Word erstellt, zugänglicher machen:

Verwende bei der Formatierung von Dokumenten Formatvorlagen. Erstelle eine Vorlage (oder Vorlagen), die dem „Hausstil“ entspricht.
Strukturiere das Dokument mit Überschriften, die die Logik des Dokumentinhalts widerspiegeln, d. h. große Hauptüberschrift, kleinere Zwischenüberschriften usw.
Achte darauf, dass alle Seiten an der gleichen Stelle nummeriert sind.
Achte darauf, dass Abkürzungen bei der ersten Verwendung vollständig angegeben werden.
Vermeide Unterstreichungen wo immer möglich.
Vermeide große Blöcke mit kursiver Schrift.
Vermeide Fließtext in Großbuchstaben. Verwende stattdessen Fettdruck, um Elemente innerhalb des Textes hervorzuheben.
Verwende einen Zeilenabstand von 1,5.
Der Abstand zwischen den Absätzen sollte mindestens das Zweifache der Schriftgröße betragen.
Verwende einfache Zeilenumbrüche zwischen den Absätzen. Lege in der Formatvorlage den entsprechenden Abstand zwischen den Absätzen fest.
Verwende keine doppelten Leerzeichen zwischen Sätzen. Lege alle Formatierungsoptionen in der Formatvorlage fest.
Verwende nie Fettdruck oder größere Schriftgrößen, um den Text wie eine Überschrift aussehen zu lassen. Wenn eine Überschrift benötigt wird, verwende die entsprechende Formatvorlage. Wenn die Formatierung einer Überschrift geändert werden muss, ändere die Vorlage selbst oder erstelle eine neue Vorlage.
Füge alternativen Text zu allen Bildern hinzu.
Füge aussagekräftigen Linktext hinzu. Links sollten klare Informationen über ihr Ziel vermitteln.
Wenn du Formulare erstellst, sollte jedes Element in einer eigenen Zeile sein. Man kann für das Layout des Formulars eine Tabelle verwenden, was jedoch nicht empfehlenswert ist, wenn das Dokument in eine PDF-Datei konvertiert werden soll.
Eine Zeilenlänge zwischen 50 und 90 Zeichen wird für große Textblöcke als gut angesehen. Für kurze Ein-Satz-Absätze werden zwischen 15 und 40 Zeichen empfohlen.
Achte beim Drucken von Dokumenten darauf, dass das Papier dick genug ist, damit der Druck nicht durchscheint. Das RNIB (Royal National Institute for the Blind) empfiehlt eine Papierstärke von über 90 g/m².
Die Benutzer lesen nicht unbedingt von oben nach unten und überfliegen den Inhalt wahrscheinlich nur zu 20-30%. Damit der Inhalt leicht zu lesen ist, sollte das Wichtigste am Anfang stehen.
Satzlänge: Kurze Sätze funktionieren am besten. Alles bis zu 8 Wörtern ist für die meisten Menschen leicht zu lesen. Versuche, Sätze unter 25 Wörtern zu halten.
Setze die Schriftgröße auf ein Minimum von 14pt.
Vermeide das Überlagern von Text auf einem Bild.
Text linksbündig ausrichten.
Verwende Bilder zur Unterstützung des Textes.

Verwende Überschriften

Ein zugängliches Dokument hat eine klare und logische Struktur, d. h. das Format des Dokuments spiegelt die Art und Weise wider, wie die verschiedenen Abschnitte der Seite miteinander in Beziehung stehen. Überschriften sollten sowohl die Bedeutung als auch die visuelle Organisation des Dokumentinhalts widerspiegeln. Bildschirmlesegeräte verwenden Überschriften, um den Inhalt des Dokuments zusammenzufassen – setze sie also sinnvoll ein, um das Dokument für die Leser zugänglicher zu machen.

Verwende Vorlagen, um einen „Hausstil“ zu erstellen

Um sicherzustellen, dass alle Dokumente geeignete Stile verwenden und die besten Chancen haben, zugänglich zu sein, erstelle eine Standardvorlage (oder eine Reihe von Vorlagen). Die Vorlage sollte die Formatvorlagen für alle Elemente enthalten, die bei der Erstellung eines neuen Dokuments verwendet werden, z. B. Überschriften, Aufzählungslisten, Fußnoten, Zitate usw.

Die Vorteile der Verwendung von Formatvorlagen sind unter anderem:

Die Verwendung von Formatvorlagen erleichtert es, Änderungen zu machen. Wenn die Formatvorlage geändert wird, werden diese Änderungen für das gesamte Dokument übernommen.
Mit Hilfe von Formatvorlagen können Benutzer das Dokument schnell an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.
Formatvorlagen sind für die PDF-Konvertierung unerlässlich, da sie das PDF-Dokument strukturieren.

Vorschläge für grundlegende Stile, die du verwenden kannst:

Empfohlene Schriftarten

Die meisten Leitfäden empfehlen die Verwendung von Arial – oder einer ähnlichen serifenlosen Schriftart. Helvetica ist ebenfalls eine gute Wahl (Arial ist eine Kopie von Helvetica, die von Microsoft entwickelt wurde, um keine Lizenzgebühren zahlen zu müssen). Verdana ist ebenfalls geeignet, da sie speziell für die Verwendung auf Computerbildschirmen entwickelt wurde. Andere serifenlose Schriften, die verwendet werden können, sind Calibri, Century Gothic, Tahoma und Franklin Gothic Book.

Schriftgrößen

(Vom Scottish Accessible Information Forum (SAIF) empfohlen)

Normaler Text – Größe 14 Regular

Überschrift 1 – Größe 18 Bold, (mit padding von 3 Punkten davor, 12 Punkten danach)

Überschrift 2 – Größe 16 Bold, (mit padding wie oben)

Überschrift 3 – Größe 14 Bold, (mit padding wie oben)

Kopf- und Fußzeile – Größe 12 Regular

Aufzählungszeichen – Kein Einzug mit einem Abstand zwischen Aufzählungszeichen und Text von 0,5.

Listennummer – Kein Einzug mit einem Abstand zwischen Aufzählungszeichen und Text von 0,8.

Zeilenabstand von 1,5

Barrierefreiheit prüfen

Verwende den Accessibility Checker von Microsoft Word (auch in Powerpoint und Excel verfügbar), um das Dokument zu analysieren und z. B. zu prüfen, ob der Farbkontrast ausreichend ist.

Weitere Links zum Thema „Barrierefreie Dokumente“ finden sich hier Blog.

Quelle: Online-Kurs „Web Accessibility Training Course WCAG 2.1 & 2.2 Compliance“ von Jim Byrne bei udemy